Redakcja TKO dotarła do pisma Państwowej Inspekcji Pracy dotyczącego sporu o masowe obniżenie kategorii zaszeregowania w Urzędzie Miasta Olsztyna. Dokument, podpisany przez starszego inspektora pracy i datowany na 18 grudnia 2025 r., nie zostawia złudzeń co do jednego: nawet jeśli pensje nie spadły „od razu”, skutki zmiany mogły być dla pracowników realnie niekorzystne.
O co chodzi w tej sprawie z kategoriami zaszeregowania?
W Urzędzie Miasta Olsztyna od miesięcy trwa spór o wynagrodzenia i tzw. kategorie zaszeregowania, czyli „szczeble” w urzędowej siatce płac. To właśnie od kategorii zależą minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego oraz to, jak wysoko pracownik może dojść z pensją w ramach widełek na danym stanowisku.
W lipcu 2025 roku większość urzędników otrzymała pisma o obniżeniu kategorii zaszeregowania. Ratusz zapewniał, że nikt nie będzie zarabiał mniej i że to „porządkowanie” systemu. Związkowcy ze Związku Zawodowego „Symetria” mówili o degradacji i o tym, że zmiana może zablokować pracownikom realne podwyżki w kolejnych latach, zwłaszcza gdy rosną minimalne stawki w samorządach wynikające z rządowych rozporządzeń.
Spór zaostrzył się po protestach i po serii pytań redakcji TKO do urzędu, związku zawodowego i polityków. Teraz do tej układanki dochodzi najważniejszy element: pismo Państwowej Inspekcji Pracy po kontroli w olsztyńskim ratuszu. Dokument nie ocenia polityki miasta, ale wskazuje, że sposób przeprowadzenia zmian mógł być nieprawidłowy i niekorzystny dla pracowników, nawet jeśli ich pensje nie spadły natychmiast.
W piśmie PIP pojawia się też kluczowe zdanie, które w tej sprawie może stać się punktem zwrotnym: „w ocenie inspektora pracy taka zmiana powinna była zostać przeprowadzona w trybie zmiany warunków pracy i płacy, czyli poprzez wypowiedzenia zmieniające albo po uzyskaniu zgody pracownika.”
Co dokładnie sprawdzała Inspekcja w Urzędzie Miasta Olsztyna?
Z pisma PIP wynika, że kontrola obejmowała m.in. „zmianę kategorii zaszeregowania większości zatrudnionych pracowników”. Inspektor odnosi się do działań pracodawcy związanych z decyzją z 14 lipca 2025 r.
W dokumencie opisano, że:
- zmiana kategorii zaszeregowania objęła 592 pracowników (w innych materiałach i wypowiedziach pojawia się liczba 591),
- zmiany dokonano jako jednostronnej decyzji pracodawcy,
- pisma informujące pracowników o zmianie „nie podawały przyczyny”,
- sama zmiana nie spowodowała natychmiastowego obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia.
I tu pojawia się najważniejsza część: PIP podkreśla, że brak natychmiastowej obniżki nie kończy tematu, bo pracownik traci coś innego.
„Sufit” spada. PIP opisuje mechanizm, który uderza w pracowników
Inspektor pracy wskazuje, że przez obniżenie kategorii zaszeregowania, przy obowiązujących widełkach wynagrodzeń w regulaminie, pracownicy tracą możliwość uzyskania wynagrodzenia zasadniczego w wysokości dopuszczalnej w dotychczasowej kategorii.
W piśmie podany jest przykład (na podstawie załącznika do regulaminu wynagradzania): przy określonej kategorii maksymalna stawka wynagrodzenia zasadniczego mogła wynosić 6900 zł, a po zmianie kategorii maksymalna stawka spada do 6100 zł. Różnica to 800 zł potencjalnego „sufitu” mniej.
PIP zwraca uwagę także na przyszłość: w razie kolejnych wzrostów minimalnych stawek wynikających z rozporządzenia, pracownicy po zmianie kategorii mogą utracić możliwość dojścia do poziomu sprzed zmiany, mimo że formalnie „nic im nie zabrano” w momencie wręczenia pisma.
Najmocniejszy fragment: PIP o trybie zmiany i o prawie pracy
W ocenie inspektora pracy obniżenie kategorii zaszeregowania wynikającej z umowy o pracę było niekorzystne dla pracownika i dlatego wymagało zastosowania trybu przewidzianego przez Kodeks pracy.
W piśmie pojawiają się odwołania do przepisów Kodeksu pracy (m.in. art. 22, art. 29, art. 42) oraz do orzecznictwa Sądu Najwyższego. PIP wskazuje, że w judykaturze przez lata pojawiały się rozbieżności, ale kluczowe jest badanie, czy zmiana nie odbiera pracownikowi przyszłych możliwości awansowych i płacowych.
Konkluzja inspektora jest jednoznaczna: zmiany warunków pracy i płacy powinny być wprowadzane „wyłącznie w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy lub po uzyskaniu zgody pracownika na ich zmianę”.
PIP: nie unieważnimy decyzji, ale pracownicy mogą iść do sądu
Inspekcja podkreśla również ograniczenia swoich kompetencji: PIP nie ma narzędzi władczych, by uznać indywidualną decyzję pracodawcy za „nieobowiązującą”. Jednocześnie wprost wskazuje, co mogą zrobić zainteresowani.
W piśmie czytamy, że pracownicy powinni rozważyć wystąpienie do sądu pracy z roszczeniem o ustalenie treści stosunku pracy i podważaniem skuteczności jednostronnej decyzji pracodawcy o obniżeniu kategorii zaszeregowania.
To oznacza, że spór może wyjść poza poziom komunikatów i oświadczeń. Jeśli pojawią się pozwy, ratusz może stanąć przed koniecznością tłumaczenia nie tylko „po co to zrobił”, ale też „czy zrobił to zgodnie z prawem”.
Co na to ratusz? „Porządkowanie”, „systemowo” i bez analiz
Rzecznik Urzędu Miasta Olsztyna Patryk Pulikowski w odpowiedzi dla redakcji TKO przekonywał, że:
„Zmiana kategorii zaszeregowania wynika z ujednolicenia i uporządkowania systemu stanowisk w Urzędzie Miasta. Dzięki temu kategorie odpowiadają faktycznemu zakresowi obowiązków i wymogom prawnym. Zmiana nie skutkowała obniżeniem wynagrodzenia.”
Ratusz zapewniał też, że decyzje nie miały charakteru uznaniowego, bo opierały się na przepisach oraz regulaminie wynagradzania. Jednocześnie urząd przyznał w korespondencji z TKO, że nie przygotował odrębnych analiz skutków finansowych tej operacji.
Z punktu widzenia pisma PIP ta deklaracja może mieć znaczenie: inspekcja pokazuje, że skutki nie muszą być widoczne w dniu wręczenia pisma, a „koszt” dla pracownika może ujawnić się dopiero później, wraz z podwyżkami minimalnych stawek i ograniczeniem widełek.
Związek zawodowy obnaża politykę płacową w olsztyńskim ratuszu
Nowe pismo PIP zostało natychmiast wykorzystane przez związkowców jako argument, że od początku nie chodziło wyłącznie o „porządkowanie”. Związek Zawodowy „Symetria” wskazuje, że inspekcja oceniła działania pracodawcy jako pozbawione podstaw prawnych i ostrzega, że instytucje ochrony praw pracowniczych są bezsilne wobec decyzji pracodawcy, jeśli pracownicy nie pójdą dalej.
W emocjonalnym wpisie w mediach społecznościowych związek dołożył jeszcze jeden wątek, który w kolejnych tygodniach może stać się paliwem dla sporu: podwyżki dla dyrektorów i kierownictwa oraz zmiany w regulaminie wynagradzania.
Jak olsztyński ratusz wybrnie z niewygodnej sprawy wynagrodzeń?
Pismo PIP nie kończy sprawy. Ono ją otwiera na nowo, ale już w innym ciężarze gatunkowym.
Do tej pory ratusz odpowiadał: „nie obniżyliśmy pensji”. Teraz PIP odpowiada: to nie znaczy, że pracownik nie został poszkodowany, bo mógł stracić przyszłe możliwości płacowe, a wtedy tryb wprowadzenia zmiany ma znaczenie fundamentalne.
Redakcja TKO będzie wracać do tej sprawy. W szczególności do pytania, ilu pracowników realnie traci możliwość „dobicia” do wyższych stawek w swoim stanowisku i czy ratusz zamierza skorygować sposób wprowadzania zmian, skoro PIP wskazuje na konieczność wypowiedzeń zmieniających albo zgód pracowników.