Awizo, kolejki na poczcie i nerwowe sprawdzanie skrzynki pocztowej powoli odchodzą do przeszłości. Już od 1 stycznia 2026 roku komunikacja urzędów z firmami i obywatelami wchodzi w nowy etap. Cyfrowe listy mają stać się podstawowym sposobem doręczania pism, a tradycyjna papierowa korespondencja – wyjątkiem, a nie regułą. To zmiana, która dotknie milionów Polaków i może na stałe zmienić sposób załatwiania spraw urzędowych.
Cyfrowa rewolucja w korespondencji urzędowej od 1 stycznia 2026 roku
Od początku 2026 roku administracja publiczna będzie zobowiązana doręczać pisma przede wszystkim za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. To oznacza, że decyzje, wezwania czy informacje z urzędów w pierwszej kolejności trafią do elektronicznych skrzynek odbiorczych obywateli i firm, a nie do tradycyjnych skrzynek pocztowych.
System działa już dziś na dużą skalę. Funkcjonuje w nim niemal 2,3 mln skrzynek, za pomocą których nadano blisko 46 mln przesyłek, w tym ponad 15 mln w pełni cyfrowych listów. Nowy etap wdrożenia oznacza jednak zdecydowane przyspieszenie i realne ograniczenie papierowych awiz.
Prawie koniec awiza i nowe obowiązki dla urzędów oraz firm
Zmiana dotknie nie tylko administrację. W systemie e-Doręczeń przybędzie firm oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi. Docelowo z rozwiązania może korzystać nawet 20 mln użytkowników.
Jak podkreśla Paweł Raczyński, dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej Poczty Polskiej, celem jest stworzenie powszechnego i bezpiecznego kanału komunikacji, który realnie oszczędza czas i pieniądze, a jednocześnie zwiększa pewność doręczeń.
Jak założyć adres do e-Doręczeń i zacząć korzystać z cyfrowych listów
e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem kontaktu z administracją, dlatego osoby, które chcą składać wnioski lub odbierać pisma elektronicznie, powinny posiadać Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE). Proces jego założenia jest prosty i w pełni zdalny.
Wystarczy wejść na stronę edoreczenia.gov.pl, zalogować się profilem zaufanym lub przez aplikację mObywatel, wypełnić formularz i potwierdzić aktywację skrzynki linkiem wysłanym na adres e-mail. Od tego momentu możliwe jest zarówno odbieranie, jak i nadawanie cyfrowych listów – m.in. do urzędów gminy, ZUS-u czy urzędów skarbowych.
Szybciej, taniej i bez awiza. Co zyskują obywatele dzięki e-Doręczeniom
Cyfrowe listy trafiają do odbiorców niemal natychmiast. Korespondencja z urzędami jest bezpłatna, a każda przesyłka posiada potwierdzenie wysłania i odbioru. Zamiast awiza pojawiają się powiadomienia e-mailowe, co eliminuje ryzyko przegapienia ważnego pisma.
Równolegle Poczta Polska promuje usługę e-Polecony, przeznaczoną do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi, np. firmą a osobą prywatną. Przesyłki można wysyłać i odbierać w dowolnym miejscu i czasie, a pakiety e-Poleconych dostępne są już od około 2 zł za sztukę.
Co z osobami bez skrzynki elektronicznej i jak działa usługa hybrydowa
Cyfryzacja nie oznacza całkowitego wykluczenia tradycyjnej poczty. Dla osób, które nie mogą lub nie chcą założyć skrzynki ADE, nadal dostępna będzie usługa hybrydowa. W takim przypadku przesyłka nadana cyfrowo zostanie wydrukowana w specjalnych ośrodkach, a następnie dostarczona przez listonosza w formie papierowej.
To rozwiązanie przejściowe, które ma zapewnić ciągłość komunikacji i bezpieczeństwo korespondencji w okresie transformacji.
Poczta Polska deklaruje pełną gotowość na nowy etap e-Doręczeń
System e-Doręczeń był przygotowywany we współpracy z ministerstwami oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki. Przeprowadzono liczne testy i uproszczono integrację systemów, aby obsługa nowego modelu doręczeń była możliwie bezproblemowa.
Jak zapewnia Kinga Dobrzyń, dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów Poczty Polskiej, instytucja jest gotowa na zwiększony ruch i dalsze rozszerzanie systemu. Cyfrowa korespondencja ma stać się standardem, a awizo – symbolem odchodzącej epoki.
źródło: Poczta Polska