Jej obowiązkowe elementy określa art. 106e ustawy o VAT. Od 2026 roku większość firm zobowiązana jest do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), gdzie każdy dokument ma ustalony format i otrzymuje numer KSeF.
Co to jest faktura?
Faktura dokumentuje transakcję między przedsiębiorcami lub między firmą a klientem. Jest podstawą do rozliczenia podatku VAT i ujęcia przychodu lub kosztu w księgach. Dokument, w którym brakuje wymaganych danych, może nie zostać uznany za prawidłową fakturę i nie dać nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Co musi zawierać faktura?
Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT do podstawowych elementów faktury należą:
- data wystawienia i kolejny numer nadany przez wystawcę,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- NIP sprzedawcy i NIP nabywcy, jeśli nabywca jest podatnikiem,
- data sprzedaży lub data otrzymania zapłaty (zaliczki), jeśli różni się od daty wystawienia,
- nazwa towaru lub usługi, miara i ilość,
- cena jednostkowa netto oraz ewentualne rabaty,
- wartość sprzedaży netto, stawka VAT i kwota podatku,
- kwota należności ogółem, czyli wartość brutto.
Jakie dodatkowe adnotacje mogą być wymagane?
W szczególnych sytuacjach faktura musi zawierać dodatkowe oznaczenia, na przykład:
- „metoda kasowa”, gdy podatnik rozlicza VAT po otrzymaniu zapłaty,
- „samofakturowanie”, gdy fakturę wystawia nabywca,
- „odwrotne obciążenie”, gdy podatek rozlicza kupujący,
- „mechanizm podzielonej płatności”, gdy kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł brutto, a faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT,
- podstawę zwolnienia z VAT, jeśli sprzedaż jest zwolniona.
Przedsiębiorca zwolniony z VAT ze względu na limit sprzedaży nie musi wskazywać podstawy prawnej zwolnienia.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
To faktura wystawiona i odebrana za pośrednictwem KSeF, przygotowana według urzędowego wzoru elektronicznego. Obowiązek korzystania z systemu objął największe firmy od 1 lutego 2026 r., a pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsi przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury poza systemem.
W KSeF elementy faktury pozostają takie same jak wcześniej, ale zmienia się sposób ich przekazania:
- u podatników objętych obowiązkiem faktura papierowa lub w formacie PDF nie jest już prawidłową fakturą w transakcjach B2B (z wyjątkami przejściowymi w 2026 r.),
- prawidłowa i wiążąca faktura jest wystawiana w formacie XML,
- każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF,
- nabywca z polskim NIP otrzymuje fakturę bezpośrednio w KSeF,
- faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat,
- noty korygujące zostały zlikwidowane, a błędy poprawia się wyłącznie fakturą korygującą.
Jak wystawić fakturę szybko i bez błędów?
Najprościej skorzystać z programu do fakturowania, który sam pilnuje obowiązkowych pól, numeracji i stawek VAT. Fakturownia pozwala wystawić fakturę w kilka chwil, automatycznie wysłać ją do KSeF i odebrać dokumenty od kontrahentów. Program przechowuje bazę klientów i produktów, a nowe konto możesz przetestować bezpłatnie przez 30 dni.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania o wystawianie faktur
Do kiedy trzeba wystawić fakturę?
Co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Wdrożenie KSeF nie zmieniło terminów wystawiania faktur.
Czy faktura musi mieć podpis lub pieczątkę?
Nie. Przepisy nie wymagają podpisu ani pieczątki wystawcy ani odbiorcy. Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest ważna bez żadnych podpisów, a jej wystawcę potwierdza uwierzytelnienie w systemie.
Co zrobić, gdy na fakturze jest błąd?
Błąd poprawia sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą w KSeF. Nabywca nie może już samodzielnie poprawić danych notą korygującą, bo od 1 lutego 2026 r. noty korygujące nie są stosowane. Dotyczy to także pomyłek w nazwie czy adresie kontrahenta.