Decyzja zapadła na zebraniu drugiego grudnia, zakupy trwały tydzień, a pudełka z logo przyszły dzień po wigilii firmowej. Prezenty rozdaliśmy w zwykłych torbach z marketu. Prezes nic nie powiedział. Nie musiał.
Teraz prezenty firmowe na święta planujemy od października. Pracuje u nas niecałe sto osób, kilkanaście z nich zdalnie, i przy takiej liczbie zakupy na ostatnią chwilę po prostu się nie spinają. Kalendarz, którego trzymamy się od trzech lat, wygląda mniej więcej tak.
Pierwsza połowa października: budżet i lista nazwisk
Zaczynamy od dwóch liczb: ile pieniędzy i ile osób. Obie potrafią się zmienić w ostatniej chwili, więc zapisujemy je ołówkiem. Budżet ustalamy z zarządem i od razu pytamy księgowość, z jakiej puli idzie wydatek, bo od tego zależy sposób rozliczenia.
Lista nazwisk to osobna historia. Na październikowej liście brakuje ludzi, którzy przyjdą w listopadzie, a są na niej tacy, którzy właśnie składają wypowiedzenie. Dlatego zamawiamy z zapasem kilku sztuk. Swoją drogą zapasowe paczki zawsze się przydają: dla kuriera, który od lat przyjeżdża codziennie, albo dla pani z recepcji budynku.
Na tym etapie prosimy o wybór wariantu paczki bez podawania przyczyny, na przykład standardowej, bez alkoholu albo bez wybranych składników. Adres domowy zbieramy tylko od osób, którym paczkę rzeczywiście wysyłamy, po uzgodnieniu zasad z osobą odpowiedzialną za ochronę danych. Wystarcza krótki formularz. Odpowiada mniej więcej połowa, reszta dopiero po przypomnieniu.
Od drugiego roku całość prowadzi u nas jedna osoba. Ma jeden arkusz z kolumnami: imię i nazwisko, biuro czy dom, uwagi do zawartości, wysłano, wręczono. W grudniu, kiedy pięć osób pyta naraz, czy Marek z księgowości już dostał paczkę, arkusz odpowiada za nas. Bez niego zawsze ktoś zostaje pominięty. U nas był to kiedyś kolega na zwolnieniu lekarskim i do dziś trochę nam głupio.
Druga połowa października: najpierw zawartość, potem pudełko
Najczęstszy błąd, jaki widzieliśmy u znajomych z innych firm, to kolejność. Najpierw zamawiają ładne pudełko, potem szukają, co do niego włożyć, i okazuje się, że butelka nie wchodzi, a czekolada lata po dnie. U nas jest odwrotnie. Kładziemy na biurku wszystko, co ma trafić do zestawu, mierzymy linijką i dopiero z tymi wymiarami idziemy do producenta.
Przy kilkudziesięciu sztukach opłaca się już nadruk. U producenta, z którym pracujemy, minimalny nakład i termin personalizacji potwierdzamy przed zamówieniem. Opakowania z logo firmy zamawiamy w drugiej połowie października, żeby zostawić czas na wizualizację i poprawki. Na kartonie logo się drukuje. Grawer laserowy zostawiamy na drewno, na przykład na zawieszki ze sklejki z imieniem.
Do zamówienia potrzebny jest plik z logo w wersji wektorowej. Grafik w agencji ma go od ręki, ale jeśli logo projektował ktoś dawno temu, szukanie pliku potrafi zająć tydzień. U nas tak było. Mieliśmy tylko obrazek ze strony internetowej i trzeba było prosić o plik dawnego współpracownika.
Logo nie musi być duże. Mniejsze, w rogu wieczka albo na boku, wygląda spokojniej, a pudełko częściej zostaje potem w domu na drobiazgi. Ludzie niechętnie trzymają na półce reklamę pracodawcy.
Listopad: próbka, zakupy i jedno popołudnie pakowania
Na początku listopada prosimy o wizualizację albo próbkę. Raz kolor firmowy na szarym kartonie wyszedł ciemniejszy niż na ekranie i dobrze, że zobaczyliśmy to na jednej sztuce, a nie na stu.
Zawartość kupujemy w dwóch turach. Rzeczy trwałe, jak wino, kawa ziarnista, kubki czy notesy, idą od razu. Słodycze i wszystko z krótką datą przydatności zostawiamy na ostatnie dwa tygodnie listopada. Czekoladki kupione w październiku w grudniu mają już niewiele czasu do końca terminu, a ktoś na pewno to zauważy.
Pakujemy jednego popołudnia w sali konferencyjnej. Zamawiamy pizzę, ktoś włącza kolędy, chociaż jest dopiero listopad. Pięć osób, taśma jak w zakładzie: jedna składa pudełka, dwie wkładają zawartość, jedna wiąże wstążkę, jedna przykleja bilecik z imieniem. Przy stu paczkach schodzi nam całe popołudnie. No i trzeba mieć gdzie to potem postawić, bo sto pudełek zajmuje więcej miejsca, niż się wydaje przy zamawianiu.
Grudzień: wysyłka do zdalnych i wręczenie
Paczki dla osób pracujących zdalnie wysyłamy w pierwszym tygodniu grudnia. Później firmy kurierskie mają tyle przesyłek, że trudno liczyć na dostawę przed świętami. Każde pudełko dla zdalnych wkładamy jeszcze w zwykły karton wysyłkowy z wypełniaczem. Ozdobne pudełko nie nadaje się do samodzielnej wysyłki kurierskiej, bo podczas sortowania łatwo wgnieść jego wieczko.
Reszta czeka na spotkanie świąteczne w połowie grudnia, przed urlopami. Wręczamy osobiście, każdemu z imienia. Szef działu mówi dwa zdania, nie dwadzieścia. Duże znaczenie ma to, czy wręczamy paczkę osobiście podczas spotkania, czy zostawiamy ją rano na biurku. Próbowaliśmy obu sposobów. Paczka na biurku to po prostu kolejna przesyłka.
Zostają jeszcze osoby, których w grudniu w firmie nie ma: na urlopie rodzicielskim, na długim zwolnieniu, na kontrakcie za granicą. Im też wysyłamy paczkę do domu, ale dopiero po krótkim telefonie, czy adres jest aktualny i czy w ogóle sobie tego życzą. Prawie wszyscy się cieszą. Jedna koleżanka na macierzyńskim napisała potem, że to była pierwsza wiadomość z pracy od pół roku, która ją ucieszyła.
W styczniu robimy krótkie podsumowanie. Co się sprawdziło, czego zabrakło, co ludzie zostawili w kuchni nietknięte. Do tych notatek zaglądamy potem najczęściej, bo w październiku nikt już nie pamięta, że kawa mielona szła lepiej niż ziarnista.
Co, jeśli zaczynasz dopiero w listopadzie
Też da się zdążyć, tylko trzeba z czegoś zrezygnować. Jeśli zaczynamy w listopadzie, najpierw pytamy producenta o aktualny termin znakowania. Gdy nie ma już czasu na projekt i poprawki, wybieramy gotowe pudełka z katalogu w kolorze zbliżonym do firmowego oraz prostszy element z nazwą firmy: naklejkę, pieczątkę albo bilecik. Wygląda to skromniej, ale porządnie.
Gorzej, jeśli jest już połowa grudnia. Wtedy lepiej wręczyć mniej, ale wszystko na czas, niż obiecywać, że paczki dojdą po świętach. Takie obiecane paczki rzadko przychodzą, a jeśli już, to w lutym, kiedy nikt o nich nie pamięta.
Gdybyśmy mieli wskazać jedną datę, której nie warto przesuwać, byłby to koniec października i zamówienie opakowań. Resztę harmonogramu przesuwaliśmy już o tydzień w obie strony i nic złego się nie stało.