Za drzwiami urzędów od lat narasta presja. Więcej wniosków, więcej pytań, więcej spraw, które wymagają czasu i precyzji. Teraz administracja regionu sięga po konkretne narzędzia i środki, które mają realnie zmienić sposób obsługi cudzoziemców na Warmii i Mazurach.
Projekt „Warmińsko-Mazurskie dostępne dla legalnej migracji”
21 maja 2024 roku Wojewoda Warmińsko-Mazurski przystąpił do realizacji projektu „Warmińsko-Mazurskie dostępne dla legalnej migracji”. To przedsięwzięcie dofinansowane ze środków Unii Europejskiej, którego celem jest usprawnienie obsługi cudzoziemców oraz poprawa warunków pracy urzędników zajmujących się sprawami pobytowymi i legalizacją zatrudnienia.
Projekt realizowany jest w długiej perspektywie czasowej – od 1 kwietnia 2024 roku do 31 grudnia 2029 roku. Całkowity budżet przedsięwzięcia wynosi 4 019 999,99 zł, z czego 3 014 999,99 zł pochodzi z Funduszy Europejskich.
System informacji, punkt obsługi i dni otwarte mają uporządkować kontakt z cudzoziemcami
Jednym z kluczowych elementów projektu jest uruchomienie systemu kompleksowej informacji dla obywateli państw trzecich. Ma on obejmować kilka kanałów kontaktu – infolinię, możliwość kontaktu elektronicznego oraz obsługę bezpośrednią w urzędzie. Założenie jest jasne: cudzoziemiec ma szybciej dotrzeć do rzetelnej informacji, bez konieczności wielokrotnych wizyt i powtarzania tych samych pytań.
Równolegle powstanie Punkt Informacji Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców. Planowana jest także organizacja Dni Otwartych dla cudzoziemców, które mają pełnić funkcję informacyjną i edukacyjną, szczególnie dla osób dopiero wchodzących w procedury legalizacji pobytu lub pracy.
Sprzęt, zabezpieczenia i informatyka mają odciążyć urzędników i przyspieszyć procedury
Projekt zakłada również konkretne zmiany organizacyjne wewnątrz urzędu. Doposażonych zostanie 14 stanowisk pracy w nowoczesny sprzęt IT. W dziesięciu pomieszczeniach pojawią się zabezpieczenia dokumentacji w postaci frontów żaluzjowych, co ma znaczenie zarówno dla ochrony danych osobowych, jak i porządku pracy.
Jednym z najważniejszych elementów technicznych projektu jest modernizacja i rozbudowa Rejestru Spraw Cudzoziemców. System ma zyskać nowe funkcjonalności, w tym standaryzację pism urzędowych oraz możliwość sprawdzania statusu sprawy. To rozwiązania, które mogą realnie skrócić czas oczekiwania na informację i zmniejszyć liczbę niepotrzebnych kontaktów z urzędem.
Szkolenia i wizyty studyjne mają podnieść kompetencje zespołów obsługujących cudzoziemców
Projekt nie ogranicza się wyłącznie do infrastruktury i technologii. Ważnym elementem jest rozwój kompetencji pracowników urzędu poprzez szkolenia oraz wizyty studyjne. Założenie jest proste: sprawniejsza obsługa to nie tylko systemy, ale także lepiej przygotowany personel, który porusza się swobodnie w dynamicznie zmieniających się przepisach.
W kontekście stale rosnącej liczby spraw dotyczących legalizacji pobytu i pracy, to właśnie jakość przygotowania merytorycznego urzędników może decydować o tempie i jakości prowadzonych postępowań.
Projekt jest odpowiedzią na rosnącą liczbę wniosków i coraz większe obciążenie urzędów
Władze województwa wskazują, że liczba wniosków składanych do wojewody systematycznie rośnie od 2014 roku. Dotyczy to zarówno spraw pobytowych, jak i kwestii związanych z zatrudnieniem cudzoziemców. Projekt ma umożliwić sprawniejszą obsługę klientów oraz szybszy dostęp do informacji o obowiązujących procedurach i stanie prowadzonych spraw.
Z projektu skorzystają konkretne grupy cudzoziemców przebywających legalnie w Polsce
Projekt „Warmińsko-Mazurskie dostępne dla legalnej migracji” skierowany jest do szerokiego grona odbiorców. Obejmie m.in. cudzoziemców spoza Unii Europejskiej legalnie przebywających w Polsce, dzieci cudzoziemców urodzone na terytorium RP, dzieci obywateli Ukrainy, osoby przebywające w ruchu bezwizowym, członków rodzin cudzoziemców oraz obywateli Wielkiej Brytanii, którzy legalnie przebywają w Polsce po 1 stycznia 2021 roku.
Założeniem projektu jest podniesienie standardów obsługi, usprawnienie procedur oraz zwiększenie dostępności usług publicznych w skali całego województwa warmińsko-mazurskiego.
źródło: Urząd Wojewódzki