„System administracji publicznej musi być sprawny, efektywny i niedrogi, wykorzystujący technologie informacyjne i komunikacyjne, z pełnym dostępem obywatela do informacji” – to zdanie ze Strategii Rozwoju Kraju 2007–2015 można uznać za definicję nowoczesnego „urzędu” – synonimu szeroko rozumianego „sektora publicznego”, czyli „administracji”, z którą przeciętny obywatel ma do czynienia przynajmniej raz do roku.
W powszechnej świadomości funkcjonuje jeszcze tradycyjny obraz administracji. Scentralizowanego i hierarchicznego urzędu skoncentrowanego na wydawaniu decyzji w oparciu o przepisy i procedury. Jednak przeciwstawiana zarządzaniu zbiurokratyzowanemu, rozwijająca się na świecie od blisko czterdziestu lat koncepcja nowego zarządzania publicznego (New Public Management) jako przedsiębiorczego zarządzania instytucjami publicznymi powoduje, że również na gruncie polskim mamy już od ponad dekady do czynienia z „urzędową” rewolucją. Związana jest ona przede wszystkim z rozwojem technologii informatycznych, które umożliwiają gwałtowny postęp w zakresie świadczenia usług publicznych.
Od 2005 roku, kiedy zainicjowano projekt Wrota Warmii i Mazur (portal.warmia.mazury.pl), rolę lidera tej „rewolucji” w regionie pełni Urząd Marszałkowski. To on jest głównym inicjatorem, koordynatorem i promotorem budowania w regionie społeczeństwa ery cyfrowej.
Podstawą radykalnych zmian w tej sferze życia mieszkańców regionu jest projekt „Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej – województwo warmińsko-mazurskie” (sspw.warmia.mazury.pl), którego realizacja właśnie dobiega końca. Dzięki niemu powstało 2292 kilometrów najnowocześniejszej na świecie światłowodowej sieci szkieletowo-dystrybucyjnej (oraz 10 węzłów szkieletowych i 216 węzłów dystrybucyjnych), która nie tylko likwiduje zagrożenie zjawiskiem tzw. wykluczenia cyfrowego na obszarach internetowych „białych plam”, ale przede wszystkim tworzy lepsze warunki dla rozwoju gospodarczego i społecznego regionu. Szerokopasmowy, czyli szybki Internet (o przepustowości 100 GB/s) to bowiem możliwość między innymi wdrożenia oraz praktycznie nieograniczonego korzystania ze wszelkich usług elektronicznych. A jedną z nich jest tzw. elektroniczna administracja (e-government).
E-administracja to wykorzystanie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych służące nie tylko ułatwieniu załatwiania urzędowych spraw poprzez ograniczenie liczby wizyt w urzędzie, ale przede wszystkim służące łatwiejszemu dostępowi do informacji. E-urząd stanowi ważny element współczesnej gospodarki opartej na wiedzy. W niej najważniejszym kapitałem jest właśnie informacja – możliwość jej łatwego pozyskiwania, przetwarzania i komercjalizacji w postaci innowacyjnych produktów i usług, które cechują nowoczesne gospodarki.
Także w województwie warmińsko-mazurskim e-administracja działa w formie regionalnego e-urzędu. Elektroniczna platforma, umożliwiająca świadczenie mieszkańcom regionu usług przez różne urzędy administracji publicznej, działa od 2008 roku, kiedy to uruchomiona została pierwsza elektroniczna skrzynka podawcza.
Katalog spraw, które można załatwić za pośrednictwem Cyfrowego Urzędu województwa warmińsko-mazurskiego (cu.warmia.mazury.pl), jest spory. Serwis umożliwia przeglądanie kart informacyjnych spraw oferowanych do załatwienia zawierających opisy stosowanych procedur, podstawę prawną oraz szczegółowe informacje dotyczące warunków ich wszczynania, wymaganych dokumentów, miejsca i terminu ich składania, czasu załatwiania i ewentualnych opłat oraz trybu odwoławczego. Do kart dołączone są odpowiednie formularze, które można pobierać do wypełnienia i złożenia w formie papierowej w odpowiednim urzędzie lub też przesłać je drogą elektroniczną, także z wykorzystaniem podpisu cyfrowego na adres 116 ich elektronicznych skrzynek podawczych. W pierwszej połowie tego roku tą drogą załatwiono już prawie 24 tysiące różnych spraw.
Chociaż na stronach Cyfrowego Urzędu opublikowany został katalog, z którego petent może wybrać konkretną usługę, którą świadczą jednostki samorządu terytorialnego, to tak naprawdę przez e-urząd można wysłać każdy wniosek. Służy do tego formularz ogólny w sprawie niesklasyfikowanej w katalogu.
Warmińsko-mazurski CU może wspomagać elektroniczny system obiegu dokumentów z samorządów oraz innych urzędów administracji publicznej, działających w województwie (cel nie ma ograniczeń w zakresie liczby podmiotów, które mogłyby z niej korzystać). Zapewnia też pełny katalog usług: obsługę mieszkańców 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, wypełnianie wniosków on-line i przesłanie ich do wybranego urzędu, śledzenie kolejnych etapów załatwiania sprawy, otrzymanie decyzji w formie elektronicznej, możliwość założenia Profilu Interesanta, który zawiera kluczowe informacje nt. osoby, informacje o załatwianych sprawach, wydanych decyzjach itd.
Nie ma wątpliwości co do tego, że dostępny dla wszystkich zainteresowanych, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, e-urząd to już bardzo nieodległa przyszłość. Wszystko zależy od tempa upowszechniania się: e-podpisu, Elektronicznego Obiegu Dokumentów czy systemu Biuletynu Informacji Publicznej. Jednak niewątpliwie największy wpływ na rozwój e-administracji w regionie będą miały inicjatywy służące budowie lokalnej infrastruktury telekomunikacyjnej niezbędnej do „cyfryzacji” mieszkańców województwa regionu zgodnie z założeniami Europejskiej Agendy Cyfrowej. A zakłada ona między innymi dostęp do szerokopasmowego internetu stu procent gospodarstw domowych do końca 2020 roku.
Osiągnięciu tego celu służy między innymi warmińsko-mazurski projekt chceinternet.pl, zmierzający do zapewnienia powszechnego dostępu do szerokopasmowej sieci. Jego zadaniem jest łączenie osób szukających dostępu do Internetu z dostawcami tej usługi, tj. przedsiębiorcami telekomunikacyjnymi.
Ułatwienia dla podmiotów prywatnych działających w tym obszarze przewiduje z kolei porozumienie „Plan Cyfrowy 2025 dla Warmii i Mazur”, podpisane w połowie 2014 roku przez władze województwa i poszczególne jednostki samorządu terytorialnego.
Zakłada ono solidarne obniżenie przez władze lokalne finansowo-ekonomicznych barier inwestycyjnych utrudniających budowę sieci telekomunikacyjnej, a związanych z wysokimi opłatami za umieszczenie urządzeń telekomunikacyjnych w pasach drogowych dróg publicznych – gminnych, powiatowych i wojewódzkich oraz z podatkiem od nieruchomości tworzących infrastrukturę telekomunikacyjną.
Zmiana prawa lokalnego dotyczącego opłat za zajęcie pasa drogowego ma pomóc w efektywnym wykorzystaniu ponad miliarda euro przeznaczonych na budowę sieci dostępowych (tzw. infrastruktury „ostatniej mili”) w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 (mac.gov.pl/polska-cyfrowa-po-pc).
Do tej pory sektor publiczny w Polsce pozostał w tyle za resztą gospodarki. Obecnie aktywnie włącza się on w system przemian technicznych i technologicznych oraz budowę społeczeństwa informacyjnego. To władze publiczne wszystkich szczebli, starając się między innymi uruchamiać usługi i procedury administracyjne w trybie on-line, stymulują w ten sposób popyt na informację elektroniczną i wyznaczają standardy świadczenia usług tą drogą.