Na rynku funkcjonuje wiele firm i przedsiębiorstw, których działalność polega głównie na realizowaniu rozmaitych projektów – np. informatycznych, marketingowych, administracyjnych albo budowlanych. Podczas takiego procesu często pojawiają się niestety niespodziewane sytuacje zaburzające jego prawidłowy przebieg. Zostaną one wskazane i pokrótce omówione w dalszej części artykułu.
Braki o charakterze kompetencyjno-kadrowym
Efektywność pracy przy projekcie spada przede wszystkim wtedy, gdy realizują go osoby nie posiadające stosownych kwalifikacji zawodowych i dysponujące mocno ograniczoną wiedzą w danym zakresie. Wynika to przeważnie z niemożności zagwarantowania odpowiednich stawek wynagrodzeń dla doświadczonych specjalistów. Z tego typu problemem zmagają się zarówno podmioty prywatne rozpoczynające swoją przygodę w danej branży, jak i instytucje publiczne mające dostęp do wąskiego budżetu. Aby wyraźnie zminimalizować negatywne skutki niekompetencji zespołu projektowego, należy w pierwszej kolejności wdrożyć ściślejszą współpracę pomiędzy nim a kadrą zarządzającą.
Wyjątkowo rozsądnym pomysłem jest również zwiększenie świadomości podwładnych na temat istotności celu oraz wyeliminowanie czynności dodatkowych wymagających sporego zaangażowania czasowego. Poza tym warto wprowadzić system motywacyjny oparty na premiach finansowych i bonusach nierzeczowych. Zarządzanie czasem szkolenie może nam w tym pomóc.
Polityka wygrywa z merytoryką
Kolejnym niezwykle ważnym czynnikiem hamującym postępy jest bez wątpienia manipulacja priorytetami, charakterystyczna dla dużych organizacji. Objawia się ona w szczególności podejmowaniem decyzji nie do końca zgodnych z wyznaczonymi celami czy priorytetami, a także wprowadzaniem przedsięwzięć nie mających praktycznego sensu (z biznesowego punktu widzenia) albo po prostu niekompatybilnych z wymogami stawianymi przez konkretnego klienta. W skrajnym przypadku dochodzi nawet do całkowitej rezygnacji z głównej koncepcji. Jeśli zależy nam na uniknięciu katastrofy, powinniśmy nade wszystko przeprowadzić rzetelną analizę procesu połączoną z implementacją nowych rozwiązań korekcyjnych. Zaleca się np. podzielenie projektu na mniejsze fragmenty albo wdrożenie cotygodniowego raportowania o aktualnej sytuacji.
Pozostałe okoliczności paraliżujące
W trakcie realizowania projektu może nastąpić nieoczekiwany spadek zainteresowania nim ze strony kadry kierowniczej, co zniweluje szanse powodzenia aż o 80%. Pamiętajmy bowiem, że to zwierzchnicy zapewniają zasoby pieniężne niezbędne do pokrywania bieżących wydatków. Najlepiej wówczas zorganizować wspólne spotkanie w celu zwiększenia świadomości decydentów odnośnie korzyści, jakie firma osiągnie dzięki wykonaniu danego planu. Nierzadko mamy również do czynienia z brakiem zarządzania ryzykiem.
W rezultacie zbyt późno podejmowane są czynności zaradcze pozwalające na usunięcie poważnych błędów. Na koniec warto jeszcze wspomnieć o rozmyciu ogólnej wizji wskutek przedłużającego się czasu, kłopotach komunikacyjnych między poszczególnymi działami przedsiębiorstwa oraz niedostatecznych zasobach sprzętowych.