Coraz więcej firm zaczyna przygotowania do korzystania z nowego systemu fakturowania. Choć pełne wdrożenie nastąpi dopiero w 2026 roku, to wielu przedsiębiorców już teraz sprawdza, jak będzie wyglądała codzienna praca z KSeF.
Czym jest KSeF i jak ma działać?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur przygotowany przez Ministerstwo Finansów, to rozwiązanie pozwalające na wystawianie, odbieranie, przechowywanie i weryfikowanie faktur elektronicznych w jednym miejscu. System ma funkcjonować równolegle z dotychczasowymi formami faktur – papierowych i elektronicznych – ale jego stosowanie stanie się standardem w obrocie gospodarczym.
Przedsiębiorca korzystający z KSeF wystawi fakturę w swoim programie, a system automatycznie przekaże ją do centralnej bazy. Odbiorca będzie mógł pobrać fakturę bezpośrednio przez KSeF, co eliminuje ryzyko błędów, zaginionych dokumentów i opóźnień w dostarczaniu.
Od kiedy system będzie obowiązkowy?
Wprowadzenie KSeF podzielono na dwa etapy. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z systemu obejmie firmy osiągające przychody powyżej 200 mln zł rocznie. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości działalności.
Resort finansów umożliwił dobrowolne korzystanie z systemu już od stycznia 2022 roku. Dzięki temu część firm zdążyła poznać mechanizm działania KSeF i przygotować swoje oprogramowanie przed planowanymi zmianami.
Jak dołączyć do KSeF?
Proces wdrożenia KSeF nie należy do skomplikowanych. Aby rozpocząć korzystanie z systemu, przedsiębiorca musi pobrać specjalny kod autoryzacyjny dostępny na oficjalnej stronie rządowej KSeF. Następnie wystarczy wpisać go w wybrane oprogramowanie do faktur.
Dzięki temu faktury wystawiane w programie będą automatycznie trafiały do KSeF, a przedsiębiorca zyska szybki dostęp do pełnej historii dokumentów. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ma to znacząco usprawnić obieg faktur i uprościć codzienną pracę firm.
Głosy przedsiębiorców: od entuzjazmu po obawy
Wprowadzenie KSeF budzi wśród przedsiębiorców mieszane reakcje. Część firm podkreśla, że system może znacząco uporządkować obieg dokumentów, przyśpieszyć rozliczenia i ograniczyć ryzyko zagubionych faktur. Z kolei inni przedsiębiorcy zwracają uwagę na trudności techniczne, konieczność reorganizacji pracy oraz obawy związane z działaniem systemu w dniu jego obowiązkowego wprowadzenia. Wskazują również na ryzyko awarii, przeciążenia lub błędów technicznych, które mogłyby sparaliżować bieżącą działalność. Część przedsiębiorców boi się, że rządowy system e-faktur zwiększy liczbę kontroli i da fiskusowi łatwiejszy dostęp do szczegółów ich działalności.
Wiele firm wciąż przygotowuje się do zmian, podkreślając, że wdrożenie wymaga czasu, szkoleń i dostosowania programów księgowych.
źródło: ksef.pl