Posiadanie systemu zarządzania flotą niesie za sobą wiele korzyści. Jednak podjęcie decyzji o jego wdrożeniu nie jest łatwe. Decydenci oczekują pełnej informacji dotyczącej oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Dyrektorzy finansowi będą zainteresowani informacjami o możliwych oszczędnościach, a menedżerowie operacyjni oczekiwali danych dotyczących zwiększenia efektywności floty. Menedżerowie sprzedaży największą uwagę zwrócą na uatrakcyjnienie poziomu świadczonych usług, a dla kierowców najważniejsze będzie zwiększenie bezpieczeństwa i ograniczenie biurokracji.
Wielu przedsiębiorców zastanawiających się nad wdrożeniem systemu monitoringu floty błędnie zakłada, że wszystkie dostępne na rynku systemy posiadają identyczne funkcjonalności. W związku z tym o wyborze bardzo często decyduje wyłącznie cena. Niestety jest to błąd, który może powodować, że założone cele nie zostaną osiągnięte lub okres ich osiągnięcia ulegnie dramatycznemu wydłużeniu.
Krok pierwszy – analiza wewnętrzna
Decyzja o wyborze dostawcy systemu zarządzania flotą powinna zostać poprzedzona szczegółową analizą problemów z flotą pojazdów. Każda flota generuje specyficzne problemy wynikające na przykład z rodzaju świadczonych usług. Nie można zakładać, że identyczne rozwiązania będą odpowiednie zarówno dla floty transportowej oraz dla floty handlowej. Inne problemy dotykają firm trudniących się przewozem osób, a inne występują w przypadku usług logistycznych. Określenie wymogów i nadanie im priorytetów pozwala na podjęcie dobrej decyzji w kolejnym etapie procesu zakupowego oraz ułatwia ich wdrożenie.
Kolejnym wyzwaniem jest integracja wdrażanego systemu z aplikacjami wykorzystywanymi w firmie. Największe korzyści można osiągnąć dzięki włączeniu narzędzi wspomagających zarządzanie flotą do firmowego systemu controllingu finansowego. Taka integracja pozwala nie tylko na szybsze osiągnięcie założonych celów, ale również na określenie całościowych korzyści finansowych oraz na identyfikację wpływu efektywności floty pojazdów na inne obszary działalności przedsiębiorstwa.
Krok drugi – wybór systemu telematycznego
Dopiero po określeniu wewnętrznych wymagań i wyzwań, jakie stoją przed firmą można przystąpić do analizy rynku i wyboru systemu telematycznego. Dostępne systemy różnią się między sobą zakresami funkcjonalności. Niektóre projektowane są z myślą o konkretnych branżach, a część ma charakter uniwersalny. Podczas wyboru warto uzyskać pewność, że oferowany system będzie umożliwiał monitorowanie wcześniej określonych wskaźników i zapewniał oczekiwaną jakość raportów. Dzięki temu możliwe będzie osiągnięcie wcześniej ustalonych celów.
Kolejnym ważnym kryterium wyboru jest ustalenie możliwości integracji systemu zarządzania flotą z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Brak możliwości integracji może spowodować mniejszą użyteczność narzędzia. Może również oznaczać konieczność przeprowadzenia niezaplanowanych projektów informatycznych i poniesienie ogromnych kosztów.
Dopiero po sprawdzeniu zakresu funkcjonalności i możliwości integracji warto zwrócić uwagę na cenę systemu. Na szczęście, dostępne rozwiązania są coraz bardziej elastyczne, dzięki czemu coraz więcej firm może zdecydować o rozpoczęciu inwestycji. Jednym z wszechstronnych systemów monitorowania floty samochodów firmowych, jest rozwiązanie WEBFLEET firmy TomTom Telematics, którego główną zaletą są nieograniczone możliwości konfigurowania jego poszczególnych elementów do potrzeb i wymagań klienta.