# Faktura – co to jest i jakie elementy musi zawierać - Odnośnik: https://tko.pl/411208,2026,11,05,faktura-co-to-jest-i-jakie-elementy-musi-zawierac - Opublikowano: 2026-11-05T10:51:11+01:00 - Autor: Janlinek **Jej obowiązkowe elementy określa art. 106e ustawy o VAT. Od 2026 roku większość firm zobowiązana jest do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), gdzie każdy dokument ma ustalony format i otrzymuje numer KSeF.** ## Co to jest faktura? Faktura dokumentuje transakcję między przedsiębiorcami lub między firmą a klientem. Jest podstawą do **rozliczenia podatku VAT** i ujęcia przychodu lub kosztu w księgach. Dokument, w którym brakuje wymaganych danych, może nie zostać uznany za prawidłową fakturę i nie dać nabywcy **prawa do odliczenia VAT**. ## Co musi zawierać faktura? Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT do podstawowych **elementów faktury** należą: * **data wystawienia** i **kolejny numer** nadany przez wystawcę, * **imiona i nazwiska lub nazwy** sprzedawcy i nabywcy oraz ich **adresy**, * **NIP sprzedawcy** i **NIP nabywcy**, jeśli nabywca jest podatnikiem, * **data sprzedaży **lub data otrzymania zapłaty (zaliczki), jeśli różni się od daty wystawienia, * **nazwa towaru lub usługi**, miara i ilość, * **cena jednostkowa netto** oraz ewentualne rabaty, * **wartość sprzedaży netto**, **stawka VAT** i **kwota podatku**, * **kwota należności ogółem**, czyli wartość brutto. ## Jakie dodatkowe adnotacje mogą być wymagane? W szczególnych sytuacjach faktura musi zawierać dodatkowe oznaczenia, na przykład: * **„metoda kasowa”**, gdy podatnik rozlicza VAT po otrzymaniu zapłaty, * **„samofakturowanie”**, gdy fakturę wystawia nabywca, * **„odwrotne obciążenie”**, gdy podatek rozlicza kupujący, * **„mechanizm podzielonej płatności”,** gdy kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł brutto, a faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, * **podstawę zwolnienia z VAT**, jeśli sprzedaż jest zwolniona. Przedsiębiorca zwolniony z VAT ze względu na limit sprzedaży nie musi wskazywać podstawy prawnej zwolnienia. ## Czym jest faktura ustrukturyzowana? To faktura wystawiona i odebrana za pośrednictwem [KSeF](https://fakturownia.pl/ksef), przygotowana według urzędowego wzoru elektronicznego. Obowiązek korzystania z systemu objął największe firmy **od 1 lutego 2026 r.**, a pozostałych podatników **od 1 kwietnia 2026 r.** Najmniejsi przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury poza systemem. W KSeF elementy faktury pozostają takie same jak wcześniej, ale zmienia się sposób ich przekazania: * u podatników objętych obowiązkiem faktura papierowa lub w formacie PDF nie jest już prawidłową fakturą w transakcjach B2B (z wyjątkami przejściowymi w 2026 r.), * prawidłowa i wiążąca faktura jest wystawiana w **formacie XML**, * każda faktura otrzymuje **unikalny numer KSeF**, * nabywca z polskim NIP otrzymuje fakturę bezpośrednio w KSeF, * faktury są **przechowywane w KSeF przez 10 lat**, * noty korygujące zostały zlikwidowane, a błędy poprawia się wyłącznie **fakturą korygującą**. ## Jak wystawić fakturę szybko i bez błędów? Najprościej skorzystać z programu do fakturowania, który sam pilnuje obowiązkowych pól, numeracji i stawek VAT. Fakturownia pozwala wystawić fakturę w kilka chwil, automatycznie wysłać ją do KSeF i odebrać dokumenty od kontrahentów. Program przechowuje bazę klientów i produktów, a nowe konto możesz przetestować bezpłatnie przez 30 dni. ## FAQ: Najczęściej zadawane pytania o wystawianie faktur ### Do kiedy trzeba wystawić fakturę? Co do zasady **najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu**, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Wdrożenie KSeF nie zmieniło terminów wystawiania faktur. ### Czy faktura musi mieć podpis lub pieczątkę? Nie. Przepisy nie wymagają **podpisu ani pieczątki** wystawcy ani odbiorcy. Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest ważna bez żadnych podpisów, a jej wystawcę potwierdza uwierzytelnienie w systemie. ### Co zrobić, gdy na fakturze jest błąd? Błąd poprawia **sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą** w KSeF. Nabywca nie może już samodzielnie poprawić danych notą korygującą, bo od 1 lutego 2026 r. noty korygujące nie są stosowane. Dotyczy to także pomyłek w nazwie czy adresie kontrahenta.